年會策劃中,都包含那些執行細節,點擊查看!
來源:作者:admin    發布時間: 2019-10-22    1597 次瀏覽
 眼看2020年近在眼前了,行政和市場的小伙伴們已經開始準備企業公司年會了吧?

 

年會執行起來一點都不輕松,事多還雜亂,是整個年會過程中最勞神傷腦的一個過程了,需要團隊緊密合作及后勤同事們細心付出,這還不夠。

 

今天,小意就給大家梳理一下年會執行過程中的一些細節,同時執行時間順序也是很重要的哦。

 

如果第一步做不好,接下來有很多無用功等著你做呢。

 

年會執行第一步——預定年會場地


例如預定酒店、聚餐地點、團建地點和年會內容等。

 

年會執行第二步——將確定好的年會時間地點通知公司全體人員

 

預定好年會場地之后,接下來就是把地點時間公布給公司全體人員,確定員工出行名單,盡早完成來回車程的訂票,或者找好一些服務商包車也是可以的。

年會執行第三步——員工的出行名單,確定酒店入住名單

 

如果在入住時間內,部門小組有會議的,要提前上報安排會議地點;

 

在員工簽到之前,房卡要提前分好,主要為了避免因為簽到人數多,導致房卡及簽到臺會搞得很亂;

 

如果簽到臺有禮物發發放,可以在簽到表中標注好,這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生。

 

年會的物料要集中放在一起,避免年會工作人員到處找東西找不到。

 

年會執行第四步——年會負責人員要進行禮品采購

 

采購也是一件繁瑣的事情,既然是年會就少不了獎勵,在禮品上的選擇可以考慮參考下專業的年會顧問組的意見,找一些實用并且有紀念價值意義的禮品。

 

年會執行第五步——找好與年會相關主題的素材

 

先把年會的主題確定好,設計的風格要統一,確定要好年會主題需要的相關素材及物料,尺寸和擺放位置也要提前也要確定好。既然是年會,LED屏幕是少不了的,需要提前測試一下LED屏效果,LED屏幕的質量不一樣,效果不一樣哦!



 

年會執行第六步——做好線上預熱工作

 

這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一部分。

 

年會通過新媒體渠道通過劇透的形式來緩慢引出年會,以提高員工對年會的期望。

 

這也是展示公司良好形象的一種方式。

 

年會執行第七步——白天的會議要組織好

 

例如分享人員,分享主題,分享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外賓,確認出席名單,安排卡片訂購和制作卡,在午餐時間拍一張集體照片。

 

年會執行第八步——白天會議時間安排要適當


白天的會議是在上午和下午舉行,因為會持續很長時間,除了午餐和休息時間,圓桌BBS可以穿插一些大家感興趣的話題,會議的節奏可根據情況調整。

 

此外,在當天的會議中,上午和下午將有10-20分鐘的休息時間。

 

休息期間,你可以準備一些點心,準備一個鐘。

 

休息之后,你可以通過鈴聲告訴大家繼續進入會議。

 

年會執行第九步——組織好晚宴的節目

 

包括各部門的背景音樂、節目和主持人的選擇,晚宴的LED屏幕應與白天的會議不同;在正式會議結束和晚宴前休息一小時左右,以便參加表演的同事休息。

 

參加表演的員工可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。

 

此時,其他同事也可以在合影墻前拍照。

 

為了增加晚宴的樂趣,我們可以采取更多的晚宴創新案例。

 

年會執行第十步——優秀員工頒獎環節


如果獎勵對象是優秀員工,則需要盡快確定相應的名單,包括定制的獎品,如證書、獎杯等。

 

為每一位優秀員工準備一份介紹,另一個是讓每個人知道為什么同事會得到獎勵。

 

此外,其他部門的領導將頒發獎品,尤其是那些合作較多的部門,如銷售主管給技術同事,技術主管給銷售同事,這反映了部門之間的相互認可。

 

年會執行第十一步——抽獎環節是熱情最高的環節,一定要策劃好

 

晚宴的另一個重要部分就是抽獎了。

 

如何讓抽獎環節更精彩?

 

除了增加禮品的購買量,還可以使用最傳統的紙質抽獎。

 

例如,員工號碼,在抽獎前搖動抽獎盒。

 

之后,抽獎中獎者宣布員工號。整個過程比電子抽獎更有趣。

 

晚宴比白天的會議更有趣。

 

年會執行第十二步——涉及客戶、及合作伙伴的年會

 

如果顧客、合作伙伴的晚宴等嘉賓的邀請,準備邀請函、禮物、會議和晚餐的座位,以及代表們的演講。


年會執行第十三步——晚宴的第二天行程安排要提前通知

 

當天的晚餐通常結束得很晚。

 

畢竟,這是艱難的一年,每個人都有很多話要說,還有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服務,以免影響整個計劃的進行。

 

年會執行第十四步——接送車輛要預約好

 

根據員工的返程安排,預約接送車輛,并分趟分地點發送。


 

年會執行第十五步——要有簡單的活動應急預案

 

做一些簡單的活動應急預案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知識,并能做一些基本的急救措施,酒店附近最近的醫院等等。
 

年會執行第十六步——年會其他細節

 

在其他年度會議的實施過程中有很多細節。

 

如果處理得當,它可以給人們留下好印象。

 

例如,除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式將日程表發送給同事之外,它還可以打印一份放在在簽到登記處,每天結束時,分別編輯第二天的議程,并通過WeChat群等方式將筆記發送給每個人。

 

如果餐是自助餐,請事先與酒店確認自助餐可以容納人。

 

在實施過程中,不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求,由此引起的變化必須更新為相應的表單形式,并與工作組的每個成員同步。

 

這也是為什么在年度會議策劃階段更詳細的項目準備表的原因。

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